כנס מקצועי של 150 עובדים, ערב השקה ללקוחות או הרמת כוסית לסוף רבעון: לכל אחד מהם דרישות אחרות, אבל שלושתם נכשלים מאותה סיבה, מקום שלא נבנה לאירוע עסקי. מסך שלא רואים מהשורה האחורית, מיקרופון שחורק או חניה שאין מספיק ממנה. מקום לאירוע עסקי צריך קודם כל לעבוד טכנית, ורק אחר כך להיראות טוב.
שלושה סוגים של אירוע עסקי
כנס או הרצאה
החלק המרכזי של הערב הוא התוכן. המשתתפים יושבים מול במה או מסך, ולכן נראות, סאונד ומיזוג חשובים יותר מכל עיצוב. אולם לכנס צריך לאפשר גם הפסקת קפה או ארוחה בלי להזיז את כל הכיסאות.
אירוע השקה
השקת מוצר או מותג בנויה סביב רגע אחד של חשיפה. המקום צריך לאפשר מיתוג, הקרנה ותאורה שמכוונת את כל העיניים לאותה נקודה, ואחר כך מעבר לקבלת פנים שבה האורחים מתנסים ומדברים.
אירוע חברה
ערב לעובדים, הרמת כוסית או חגיגה של אבן דרך. כאן האוכל, הבר והמוזיקה מרכזיים, ונאום קצר של ההנהלה הוא רק חלק מהערב. מקום לאירוע חברה צריך להתאים גם לשיחה ליד הבר וגם לרחבה.
שש בדיקות לפני שסוגרים מקום לאירוע עסקי
- מערכת הקרנה. גודל המסך או משטח ההקרנה, והאם הוא נראה מכל מקום בחלל.
- סאונד. מיקרופונים אלחוטיים, הגברה שמגיעה לכל השורות ואפשרות לחבר מחשב נייד.
- גמישות בסידור. האם אפשר לעבור מישיבת כנס לשולחנות ארוחה במהלך האירוע.
- חללים נפרדים. אזור לקבלת פנים ולרישום, נפרד מהאולם שבו מתקיימת ההרצאה.
- נגישות וחניה. כמה מקומות חניה יש, ומה המצב בשעות היום, כשהרבה משתתפים מגיעים ישר מהמשרד.
- מטבח. האם האוכל מגיע ממטבח של המקום, והאם הוא מתאים לכשרות שהחברה צריכה.
הפקה של אירוע עסקי
אירוע עסקי מוצלח נשען על לוח זמנים מדויק: שעת הגעה, רישום, דברי פתיחה, תוכן, ארוחה וסיום. חברות שמארגנות אירועים באופן קבוע עובדות לרוב עם מפיק או עם צוות פנימי שמחזיק את הלוח. במקום שיש לו מטבח וצוות משלו, חלק גדול מהתיאום נעשה על ידי המקום עצמו. אירועי חברה שמשלבים תוכן והנאה דורשים גם מעבר חלק בין החלקים, כך שהאנרגיה לא נופלת אחרי ההרצאה.
- מתכננים את התוכן כך שיסתיים לפני הארוחה, ולא באמצעה.
- מגבילים את הנאומים בזמן, ומודיעים לדוברים מראש.
- מכינים מצגת גיבוי על מחשב נוסף.
הגעה לאירוע במרכז
משתתפים שמגיעים ממשרדים שונים בגוש דן מעדיפים מקום שקל להגיע אליו ולחנות בו. באירועים גדולים, ובמיוחד כשיש בר, חברות רבות מוסיפות הסעה מאורגנת, שחוסכת חניה ומאפשרת לכולם ליהנות מהערב. מערך הסעות מאורגן מחייב תיאום של שעות איסוף ונקודות יציאה כבר בשלב ההזמנה.
גם בלי הסעות, כמה פרטים קטנים חוסכים עיכובים בכניסה:
- הוראות הגעה וחניה מפורטות בהזמנה, כולל חלופה לשעות העומס.
- רשימת משתתפים מוכנה לעמדת הרישום, עם תגי שם.
- שלט הכוונה בכניסה למתחם, כדי שאף אחד לא יחפש את האולם.
עשר דקות של תכנון כאן חוסכות חצי שעה של איחורים.
אירוע עסקי במתחם CLAY
CLAY נמצא ברחוב אלכסנדר ינאי 13 באזור סגולה בפתח תקווה, ומארח כנסים, השקות ואירועי בוטיק של חברות. במתחם יש אולם קבלת פנים נפרד ואולם מרכזי של עד 400 משתתפים, כך שהרישום וקבלת הפנים לא מפריעים לאולם שבו מתקיים התוכן. מערכת הקרנה של 360 מעלות על קירות האולם תומכת במצגות, בסרטוני תדמית ובמיתוג לאורך כל הערב.
המטבח כשר ושייך למקום, עם שף וצוות משלו. בשעות הערב יש חניה, וביום יש חניה באזור. המתחם לא פועל בשישי ובשבת. הפקת אירועים לחברות במקום עם מטבח ומערכות קבועות חוסכת את רוב הספקים החיצוניים.
שאלות נפוצות על מקום לאירוע עסקי
כמה זמן מראש סוגרים מקום לאירוע חברה?
לרוב חודשיים עד שלושה מראש. לקראת סוף שנה ובעונת החגים כדאי להקדים, כי התאריכים נתפסים מהר.
האם אפשר לקיים כנס בשעות הבוקר?
כן, במקומות רבים. כדאי לבדוק מראש את זמינות החניה בשעות היום ואת התפריט לארוחת בוקר או צהריים.
מה חשוב לבדוק במערכת ההקרנה?
גודל המשטח, איכות התמונה באור יום, חיבור למחשב נייד ואפשרות לבצע הרצה לפני האירוע.
